Зворотний зв'язок спікеру: як допомогти колезі підготуватися до публічного виступу

25 жовтня
Олена Шибаєва, HR Marketing Specialist, DataArt, Вроцлав
Зворотний зв'язок спікеру: як допомогти колезі підготуватися до публічного виступу
Без зворотного зв’язку будь-які попередні прогони доповіді для публічного виступу мають мало сенсу. Те, що сам спікер може відстежити, промовляючи текст без аудиторії, — вершина айсберга, основні проблеми часто залишаються прихованими. Допомогти підтягнути окремі аспекти може тільки інша людина, яка неупереджено оцінює доповідь. При цьому надання зворотного зв’язку доповідачу є такою самою навичкою, як і виступ перед аудиторією. Це потребує часу, тренувань і уваги до деталей. У цій статті я зупинюся на тому, як коментувати підготовлений виступ: як структурувати фідбек, що таке екологічний відгук і які шаблони зможуть спростити життя всім учасникам процесу.

ХТО ДАЄ ЗВОРОТНИЙ ЗВ’ЯЗОК?

В англійській є ємне слово evaluator (дослівно його можна перекласти як "оцінювач"). За ним стоїть не той, хто ставить доповідачу оцінку, а людина, здатна розглянути виступ з різних боків: зміст доповіді та слайди презентації, інтонування, жестикуляцію та десятки інших аспектів. Задача "оцінювача" — дати конкретні поради, як можна поліпшити виступ.

Той самий термін — evaluator — часто використовують в англомовних професійних спільнотах для спікерів. Для тих, хто виконує цю роль, існують спеціальні інструкції та навіть цілі системи навчання зворотному зв’язку. Чи можна навчитись йому самостійно? Так. Чи простіше це зробити всередині професійного співтовариства? Теж так — це можуть бути Toastmasters International чи Agora Speakers. Але я розповім, що можна зробити, якщо вони недоступні, а колегам, які мають виступати перед незнайомою аудиторією, хочеться допомогти.

МЕТА ЗВОРОТНОГО ЗВ’ЯЗКУ ДЛЯ СПІКЕРА

За останні п’ять років я побувала, напевно, на семи десятках прогонів. І помітила, що у відгуках тих, хто прийшов допомогти в підготовці виступу, з’являються, якщо не переважають, оціночні судження. Іноді форма зворотного зв’язку і зовсім виявляється токсичною. При цьому ми, здається, звикли (у всякому разі, в міжнародних IT-компаніях напевно встигли звикнути), що менеджери та тімліди, які дають фідбек будь-кому з членів команди, тримаються в певних рамках. У зворотного зв’язку, наприклад, всередині проекту, є чіткі правила, нам зрозуміло, чого в бесіді з колегою допускати не можна. Чомусь під час обговорення доповіді багато хто з нас легко відступає від цих правил і швидко забуває про принципи екологічного спілкування.

Важливо пам’ятати, що навіть заслужений спікер сотні конференцій — перш за все людина. Він може бути вразливим, і незважаючи на досвід, йому може бути страшно вийти до аудиторії з новою темою. Можливо, він перебуває в сумнівах з приводу окремих елементів своєї доповіді. Тому ми маємо бути обережними та донести зворотний зв’язок безпечно.

Але почнемо з цілей, адже якщо вони незрозумілі, у процесі зворотного зв’язку легко загубитись. Які ж цілі може мати зворотний зв’язок після доповіді?

  • МОТИВУВАТИ СПІКЕРА. Автор доповіді, виходячи на прогін, часто підсвідомо хоче почути, що він усе робить правильно. І навіть якщо презентація чи текст потребують коригування, загальне схвалення та підтвердження того, що автор рухається в потрібному напрямку, є дуже важливими.
  • СКОРЕГУВАТИ ВИСТУП. Іноді спікеру можна допомогти не лише точніше розставити акценти та впевненіше триматися на сцені, а й подивитися на тему доповіді під новим кутом — скажімо, з позиції колеги іншої спеціалізації з його ж команди. Сюди ж можна віднести й закріплення хороших презентаційних навичок.
  • ДОПОМОГТИ РОЗВИТКУ СПІКЕРА. Тобто допомогти йому виступити краще, ніж минулого разу. Такий підхід найкраще працює, коли ви маєте можливість спостерігати за спікером постійно і відстежувати його прогрес. Це буває не так складно: досвід показує, що на території однієї країни кістяк спікерів всередині компанії змінюється не так часто. Приходять нові люди, але ядро зберігається протягом досить тривалого часу. До того ж у мережі можна знайти відео доповідей більшості конференцій, особливо зараз, коли майже всі вони перейшли в онлайн-режим. Звісно, подивитися запис виступів людини, на прогін до якого ви збираєтеся, завжди корисно.

БУТЕРБРОД, BOFF ТА ІНШІ МЕТОДИ СТРУКТУРОВАНОГО ЗВОРОТНОГО ЗВ’ЯЗКУ

Припускаю, що цю статтю читають і люди, добре знайомі з керуванням проектами. Ймовірно, словосполучення "зворотний зв’язок" у більшості з них викликає в пам’яті "модель бутерброда", Wrap, SOR чи BOFF. Усі ці методики можуть чудово працювати, коли на зворотний зв’язок чекає колега по проекту, але для спілкування зі спікером часто виявляються неефективними. І ось чому.

Розглянемо приклад "моделі бутерброда". Спрощено вона виглядає так: похвалити — скорегувати — похвалити. Важливо закінчити на позитивній ноті, щоб не відбити у співрозмовника бажання розвиватися. У принципі останнє цілком відповідає одній із цілей, які ми ставимо перед собою, даючи фідбек.

А якщо ми для наочності представимо конкретну ситуацію? Припустимо, спікер, сконцентрувавшись на тексті доповіді, стоїть на сцені наче приклеєний? Імовірно, ми захочемо донести до нього, що він здається скованим. Водночас використання простору сцени створює враження впевненості, яке дозволяє аудиторії зрозуміти, наскільки вільно він орієнтується у предметі розмови.

Зворотний зв’язок за моделлю бутерброда при заданих вище параметрах виглядатиме так:

"Ти молодець, тому що взяв цікаву тему — вона відповідає аудиторії та дійсно дозволить слухачам дізнатися щось нове. Твій голос звучить впевнено, смислові акценти ти робиш саме там, де треба. Але щоб здаватися впевненіше, тобі не варто залишатися на місці, краще використовувати простір сцени. Хоча загалом доповідь все одно відмінна, адже крім тебе, ніхто в такому ключі про це не розповідає".

Зрозуміло — скорегувати не завадило б, але і підтримати потрібно. Тільки всередині цієї моделі ми втрачаємо важливий для спікера момент: як поліпшити навички виступу та на що звернути увагу. Все тому, що найголовніше потопає в "солодких булках" похвали. Спікер ризикує не помітити поради — він просто порадіє тому, наскільки він хороший. Значить, замість "бутерброда" ви нагодуйте його пахлавою, але ж він прийшов швидше за бізнес-ланчем, ніж за десертом. При цьому на відміну від фідбеку всередині проекту, тут важлива дуже швидка реакція на критику — часу на те, щоб подумки повернутися до вашої розмови, у співрозмовника вже не буде.

Проте, звичні моделі спілкування можна спеціально коригувати. Давайте розглянемо на прикладі близького особисто мені методу BOFF (behavior — outcome — feeling — future). Якщо викласти його суть у максимально спрощеному вигляді, отримаємо наступне:

  • Behavior — опис поведінки співрозмовника (в нашому випадку спікера).
  • Outcome — опис результату, до якого така поведінка призвела.
  • Feeling — опис почуттів, які при цьому відчув колега (або оцінювач — у нашому випадку).
  • Future — пропозиція, що можна змінити, щоб стало краще (у випадку зі спікером можемо замінити на "рекомендації на майбутнє").

Розберемо ту саму ситуацію з переміщенням по сцені всередині цієї моделі:

"Ти приклеївся до трибуни, де в тебе стоїть ноутбук із презентацією. — Як наслідок, ти не рухаєшся по сцені. — Це викликає в мені почуття, що ти не пам’ятаєш свою доповідь, а значить, не цілком компетентний у тому, про що говориш. — Було б добре наступного разу використовувати простір, тобто за допомогою руху розставити у твоєму виступі додаткові акценти. Це дасть аудиторії відчути, що ти не плаваєш у темі, а навпаки, відчуваєш себе в ній, як риба у воді".

Звучить краще, чи не так? Відгук виходить більш структурованим — зрозуміло, до чого веде зворотний зв’язок від вас. Однак і тут є жирний мінус — ми говоримо про те, як виправити помилки, але не підкреслюємо хороше, що також варто було б зробити.

САЙМОН СІНЕК, АБО ВІД ПРОСТОГО ДО СКЛАДНОГО

Саймон Сінек відомий як автор книги "Почни з Чому", в якій він описав метод золотого кола. Це коло складається з трьох запитань: Що? Як? Чому? І якщо метод BOFF одразу запам’ятати досить складно, то тут все значно простіше. Для розмови зі спікером його достатньо трохи трансформувати: з "Що? Як? Чому?" у "Що? Чому? Як?".

Чому саме в такому порядку? Тому що зворотний зв’язок спікеру простіше донести, використовуючи логічний ланцюжок:

Що сказав/зробив → Чому це сподобалось/не сподобалось → Як закріпити/виправити.

Для оцінки виступу знадобиться аркуш паперу, розкреслений на три колонки: "Що?", "Чому?", "Як?". Під час прогону його легко заповнити. У своїй практиці я найчастіше заповнюю два перші стовпчики, а у третьому проставляю символи "+", "-", "?". Плюс, якщо знаю, що порадити. Мінус, якщо не знаю, оскільки ніколи з подібним не стикалась. Знак питання, якщо маю сумніви в рекомендації чи навпаки можу запропонувати декілька варіантів, але не впевнена, який з них підійде доповідачу.

СКІЛЬКИ ЛЮДЕЙ МАЄ БУТИ НА ПРОГОНІ?

Якщо йдеться про доповідь на тему, пов’язану з soft skills, цілком достатньо однієї людини. Якщо ми говоримо про мови програмування, фреймворки, конкретні інструменти розробки чи тестування, виступ краще оцінювати вдвох. Один дивиться на подачу матеріалу та інші нетехнічні нюанси, інший може зосередитись на технічній частині, фактично виконуючи роль реального учасника конференції. Природно, що для цього найкраще підійде колега, який глибоко розуміє конкретну тему. Зовсім добре, якщо він при цьому не забуде, наскільки глибокого знання конкретної технології ви очікуєте від аудиторії доповіді — критикувати доповідь для студентів з позиції експерта буде не зовсім коректно.

ДРІБНИЦІ ЖИТТЯ, АБО ДИЯВОЛ У ДЕТАЛЯХ

Тут я не відкрию Америку, комусь перелічені пункти здадуться передбачуваними і навіть банальними. Але я все ж раджу звернути на них особливу увагу — через один неопрацьований момент цілий виступ може вийти невдалим. Кожен з описаних напрямів можна дробити і на більш вузькі. Але, думаю, має вистачити і цього простого набору питань.

  • Матеріал і аудиторія. Чи зрозумілий обсяг і спосіб збору матеріалу, чи доступний цей матеріал аудиторії? І головне, чи відповідає презентація заявленій темі, чи збігаються очікування від доповіді з реальністю?
  • Структура. І ще раз структура. Чи є в доповіді виражені початок, середина і кінець (висновки)? Чи зрозуміла центральна частина доповіді, наскільки вона структурована?
  • Взаємодія з аудиторією. Чи є моменти, які передбачають інтеракцію зі слухачами? Наскільки органічно вони вбудовані у загальну канву виступу, чи не порушують логіки самої доповіді? Не розкрию секрету, але всі елементи залучення в хороших доповідях є вивіреними до секунди. Спікер має розуміти, коли аудиторію час активізувати, а коли навпаки варто допомогти людям зосередитись.
  • Рух на сцені та жестикуляція. Звісно, коли вони у принципі доречні. Якщо виступ передбачає паралельне поясненню написання коду, було б дивно очікувати, що спікер стрибатиме по сцені. Не потрібно механічно намагатися змусити його рухатися за всяку ціну.
  • Голос. Спікера та доповідь добре чути з будь-якої частини залу чи тільки з першого ряду? Чи не здається виступ монотонним? Чи використовує спікер модуляції голосом?
  • Довгі паузи та недоречні звуки. Чи можуть особливості мови перешкодити сприйняттю доповіді? Можливо, спікер екає, цокає чи, наприклад, робить довгі паузи, під ​​час яких аудиторія встигне забути початок речення?
  • Слова-паразити та словниковий запас. Якщо виступ триває понад 10–15 хвилин, у доповіді майже кожного спікера можна виділити слова і вирази, які він занадто полюбляє. Це можуть бути професійні терміни, емоційні вигуки або цілі вставні конструкції, наприклад: "Усе зрозуміло?". Важливо виловити такі нюанси та в разі необхідності допомогти підібрати синоніми до слів, які зустрічаються в доповіді надто часто.

Як відстежувати весь набір елементів під час презентації? Головне, не ускладнювати процес. Беремо той самий аркуш А4 та креслимо таблицю. По вертикалі вписуємо критерії оцінки за наведеним вище списком. По горизонталі я зазвичай креслю чотири рядки:

  1. "Терміново" — що необхідно виправити, щоб сприймати доповідь не було складно. Я спеціально ніколи не називаю цей рядок словом "погано", щоб було простіше уникати його в розмові зі спікером після прогону.
  2. "Терпимо" — наголошую, якщо в цьому пункті є що покращити, але і в нинішньому вигляді на якості виступу окремий недолік не відбивається критично.
  3. "Добре" — спікера важливо похвалити, за що — завжди знайдеться. Але, як і все хороше, позитивні моменти легко забуваються. Щоб не упустити їх у зворотному зв’язку, я намагаюся занотовувати їх не менш уважно, ніж недоліки.
  4. "Коментарі" — шпаргалка з одного-двох слів: про що сказати спікеру при розборі виступу.

Чим більше доповідей оцінюєш, тим простіше підлаштовувати подібні схеми під себе. Будь-яку таблицю можна оптимізувати для більш швидкого заповнення та зручного читання. Хтось замість "терміново", "терпимо" і "добре" користується 10-бальною шкалою. Але я вважаю, що переходити до такого способу варто, коли, з одного боку, ви досить розвинули навик оцінки виступів, з іншого — хоча б трохи знаєте спікера. У такій ситуації бали від 1 до 10 за конкретними параметрами дозволяють точніше й легше відстежувати прогрес колеги.

ВИСНОВОК

У будь-якому хорошому виступі має бути поставлено ​​крапку. Тому й у статті я спробую резюмувати основні думки:

  • Зворотний зв’язок має бути конкретним, аргументованим і нетоксичним.
  • Навичку давати зворотний зв’язок потрібно напрацьовувати.
  • Зворотній зв’язок приносить користь як спікеру, так і тому, хто оцінює виступ. На чужих помилках можна багато чому навчитись, як мінімум, буде легше спробувати їх не повторити.
  • Перед тим як давати зворотний зв’язок колезі, буде добре потренуватися на виступах, знайдених на просторах YouTube. Необов’язково брати виступи тривалістю в годину і більше. Починати краще з малого.
  • Україна, Дніпро; Україна, Київ; Україна, Львів; Україна, Одеса; Україна, Харків; Україна, Херсон
    3 грудня