Все пройде, онлайн-конференції залишаться

18 січня
Олена Шибаєва, HR Marketing Specialist, DataArt, Вроцлав
Все пройде, онлайн-конференції залишаться
Під час карантину відеоконференції, яких і раніше в нашому житті було чимало, остаточно витіснили реальні зустрічі. В онлайн-формат перейшли і технічні спільноти DataArt. З початку карантину ми провели понад 100 подій, доступних не лише нашим колегам, і це без урахування локальних ініціатив у різних містах. Понад 90 % присутніх указали, що готові відвідувати наші конференції знову та рекомендувати їх друзям. Можливо, наш досвід не буде унікальним, але я хочу поділитися, з якими проблемами ми зіткнулися та які шляхи розв’язання знайшли. Можливо, комусь це допоможе не наступити на знайомі нам граблі.

Якщо дивитись на популярні сайти для IT-фахівців, здається, що кількість онлайн-івентів зростає в геометричній прогресії. Наприклад, на DOU щодня анонсують близько 30 таких подій. Пояснити це явище просто: ми всі наразі сидимо по домівках. Вочевидь, це колись закінчиться. Можна довго розмірковувати про те, наскільки охоче IT-фахівці після цього підуть займатися нетворкінгом на традиційних конференціях. Але вже зрозуміло, що вебінари залишаться з нами надовго. Тому що це зручно, але головне, тепер це просто частина нової реальності. Причому для всіх.

ЩО ЗМІНИЛОСЬ, ТА ДО ЧОГО МИ ЙДЕМО

Більшість компаній та спікерів успішно освоїлися з переходом в онлайн. Багато хто знайшов зручні інструменти та регулярно виходить в ефір. Хтось більш, хтось трохи менш успішно. Але якщо ще минулого року аудиторія загалом була готова пробачити технічні накладки при проведенні вебінарів, рівень терпимості знижується з кожним днем. Коментарі тепер залишають не лише хвалебні, латентну агресію змінює виражена. Людей більше не захоплює сам факт, що ви терміново змінили формат своїх подій, вони просто втомилися від нескінченного потоку трансляцій.

Майбутнє, де всі онлайн і офлайн івенти прекрасно уживаються, але водночас прямо конкурують, вже настав. Це означає, що очний чи заочний формат зустрічі будуть сприймати просто як ще один фактор, що впливає на інтерес до неї, але критичне значення він утратить. Вибирати стане складніше, при цьому наша цільова аудиторія все одно відвідуватиме конференції та мітапи ще більш вибірково.

Успіх будь-якого онлайн-івенту визначають три фактори:

  • концепція та контент;
  • підготовка спікера та якість трансляції;
  • user experience до, під час і після події.

Що ми можемо зробити? Допомогти нашим спікерам краще освоїтися в онлайн-форматі та підготуватися до різних ситуацій.

ЧИМ ДОПОМОГТИ СПІКЕРУ

Після масового виходу в онлайн ми побачили, що більшість доповідачів не завжди затишно почуваються без живої аудиторії. Значення безпосередньої реакції слухачів виявилось дуже важливим навіть для тих, хто сам про це не підозрював, а її відсутність позначилась на якості багатьох виступів. Крім того, ми зрозуміли, що процес підготовки потрібно розділити на два етапи: підготовку спікера та перевірку технічної готовності до трансляції.

Спікер несе відповідальність за контент і презентацію. Поки він або вона занурюється в роботу над змістовною частиною виступу, наша задача як компанії — подбати про доповідача, його або її досвід і хвилювання.

Перш за все, ми можемо взяти на себе перевірку всіх технічних нюансів: інтернет-з'єднання, звуку, світла, виведення презентації на екран. Ми провели достатньо онлайн-конференцій, щоб переконатись — у переважній більшості випадків спікери стикаються з одними й тими самими проблемами. Акумулювавши ці знання, ми в DataArt підготували для наших доповідачів інструкцію, що допомагає освоїтись на кожному етапі підготовки та проведення публічного виступу онлайн.

Перед кожним вебінаром ми надсилаємо спікеру документ, у якому детально розписано, як перевірити швидкість інтернету, що робити, якщо з'єднання перервалось, на що звернути увагу при виставленні кадру, чого не має бути в полі зору камери, за допомогою яких підручних засобів можна підняти ноутбук на потрібну висоту, чому важливо дотримуватися правила “один слайд = одна думка”.

Загальна структура інструкції виглядає таким чином:

  • що входить до технічної підготовки виступу;
  • як готувати презентацію та працювати над жестикуляцією в новому форматі;
  • як побороти хвилювання та впоратися зі стресом;
  • як і навіщо робити прогони виступів;
  • що перевірити перед початком вебінару;
  • що відбувається під час вебінару та як вебінар завершити;
  • які інтерактивні елементи можна включити до презентації.

Тепер я коротко пройдуся по цих пунктах, запропонувавши опорний конспект, який кожен зможе адаптувати до своїх потреб. Головне пам'ятати, що абсолютно універсальної інструкції немає, так само як немає ідеальних і єдино правильних курсів публічних виступів. Але готувати власний варіант все ж простіше, взявши за основу готову структуру.

Технічна підготовка

  • Інтернет. Перевірте швидкість з'єднання. Все, що вище 40 мб/c (на download і на upload), — хороша швидкість. Завжди потрібно підготувати запасний варіант підключення, наприклад, через мобільну мережу. Lan-підключення через кабель є надійнішим за wi-fi. Під час проведення стріму в мережі не має бути додаткового навантаження. Якщо трансляція перервалася через падіння швидкості з'єднання, не варто панікувати — просто подайте сигнал у Alarm-чаті (такий чат для екстреного зв'язку зі спікером обов'язково потрібно завести: фахівець підтримки має допомогти, якщо щось піде не так).
  • Звук. Бажано використовувати гарнітуру або окремий мікрофон (невбудований у ноутбук), але єдиних вимог тут немає. Наш досвід довів, що лише на тесті можна зрозуміти, який варіант краще використовувати: іноді мікрофон у ноутбуці краще, ніж гарнітура.
  • Кадр. Камера має знаходитись на рівні обличчя. Потрібно уважно оглянути фон, для якого найкраще вибрати нейтральну стіну. Важливо вибрати правильне освітлення, особливо ввечері. Якщо за вікном вже починає темніти, завжди краще використовувати штучне світло, ніж залишки денного. Віщати на тлі вікна — погана ідея. На технічних тестах можна підібрати відстань між спікером і камерою — важливо, щоб обличчя в кадрі не було обрізано, але й не було занадто дрібним. Що б не трапилось, ні в якому разі не можна стукати по ноутбуку, переміщати та смикати його. Взагалі краще його зовсім не чіпати. Зрештою, глядачі можуть обійтися без відео спікера, а ось без звуку — точно ні.

Підготовка презентації та робота над жестикуляцією

  • Аудиторія. Люди втомлюються швидко, здебільшого вони витримують доповідь не довше 45 хвилин, плюс секцію запитань і відповідей. Без мінімального інтерактиву аудиторія відключається від виступу (хоча й залишається підключеною до трансляції) та припиняє слухати. Чітко позначені тематичні блоки й інтерактивні елементи між ними майже гарантують успіх. Якщо в перші п'ять хвилин людям нецікаво, вони просто залишають вебінар.
  • Презентація. Тут нічого не змінюється, один слайд = одна думка. Приблизно чверть аудиторії дивляться вебінари з мобільних пристроїв, тому шрифт має бути більше, ніж на офлайн-презентації. До того ж, текст має бути на контрастному фоні, але не занадто яскравим, інакше він буде просто дратувати.
  • Жестикуляція. Ходити під час вебінару незручно, а жестикулювати доводиться акуратно, з огляду на мікрофон і рамки кадру. Головним інструментом спікера залишається голос.
  • Одяг. Кращий стиліст — здоровий глузд, зрозуміло, що в домашньому одязі виступати трохи дивно. С технічного боку важливо не одягати речі в рубчик, смужку або з дрібним візерунком.

Боротьба з хвилюванням

Один з найскладніших моментів, універсальне рішення тут підібрати неможливо. Кожному спікеру доведеться підібрати рецепт залежно від темпераменту та загальної стійкості до стресу. Що зазвичай радять: трохи фізичної активності, щоб розім'яти м'язи; музику (одним розслаблюючу, іншим більш енергійну та гучну); будь-який варіант “пози сили”; дихальну і мовну гімнастику (наприклад, скоромовки). Декому найкраще допомагає декламація віршів.

Тому, хто допомагає вашим спікерам готуватися, не потрібно детально розписувати цю частину інструкції. Досить показати спектр доступних варіантів. З досвідом спікер сам зрозуміє, що краще за все працює саме для нього. І постарайтеся самі зберігати спокій та доброзичливість — від вашого настрою теж багато залежить.

Попередній прогін

Є ціла каста спікерів, які нізащо не погоджуються робити прогони, навіть технічні. Боротися з таким ставленням складно, але просвіщати людей, для чого потрібні прогони, варто. Ми наполягаємо на перевірці підключення та розповідаємо, чому це важливо. Що перевіряємо: швидкість інтернету, звук, фон, світло, уміння доповідача перемикатися між слайдами та переходити до коду чи іншого інтерактиву. Якщо трансляція проходить на YouTubе, ми заздалегідь встановлюємо певний ритуал, тобто набір відомих заздалегідь фраз, після яких можна видихнути та починати ведення самого вебінару. Ритуал дає і спікеру, і тому, хто виводить його в ефір, відчуття, що все під контролем і кожен знає, що йому робити. Значить, почнемо ми красиво, а головне — вчасно.

Технічні прогони важливі й тому, що нерідко вже на цьому етапі з'ясовується, що до виступу ми дійсно не готові! Іноді все відразу йде не за планом: у спікера переривається з'єднання, збоїть Ubuntu, гарнітура виявляється залитою чаєм, а презентація раптом зависає, не дозволяючи перейти до наступного слайду, або картинки в ній відображаються криво. Усі ці випадки не вигадані, деякі з них у точності відбувались у різних людей. Буває, що доповідь краще перенести, щоб не довелося скасовувати трансляцію, коли вона вже почалася.

Перед початком вебінару

Відбувається те саме, що й на прогоні. Спікеру завжди простіше, якщо під рукою є чекліст із конкретних пунктів, аж до того, чи стоїть поруч склянка з негазованою водою. Обов'язково декілька разів нагадайте про спливаючі вікна месенджерів. Звичайно, всім цікаво зазирнути на внутрішню кухню. Але під час доповіді можуть раптово прийти абсолютно несподівані повідомлення, які ані вам, ані спікеру не хотілося б демонструвати широкій аудиторії.

Під час вебінару

Будь-якому спікеру потрібна чітка схема вебінару: перш за все, чим саме він починається і закінчується. Для цього варто прямо написати конкретні фрази. Спікер

все одно не стане їх учити, але, прочитавши два-три рази, зможе переказати їхній зміст власним унікальним способом.

ЗАМІСТЬ ВИСНОВКУ

Замість висновку просто нагадаю, що всі перелічені пункти є опорним конспектом. Сподіваюся, він допоможе всім охочим скласти власну інструкцію з урахуванням індивідуальних потреб і корпоративної культури. У будь-якому випадку головне пам'ятати про значення людських стосунків. Публічний виступ обов'язково пов'язаний зі стресом, і задача того, хто допомагає спікеру вийти в ефір, підтримати його настільки, наскільки це можливо.

Чи залишиться потік онлайн-подій таким щільним після закінчення карантину? У всякому разі, їх точно буде більше, ніж до нього. По-перше, вони дешевші за традиційні конференцій, по-друге, для них немає практично ніяких обмежень. Все, що треба, — найголовніший ресурс: спікери, яким є що розповісти, причому з хорошою подачею. Чи варто зараз вкладати сили, допомагаючи колегам відчути себе впевнено під час онлайн-виступів? Однозначно варто, оскільки це довгострокова інвестиція.