Поради для підвищення продуктивності при роботі в Excel

24 липня
Франко Піровано, розробник у DataArt, Аргентина
Поради для підвищення продуктивності при роботі в Excel

У якийсь момент професійної діяльності нам доводиться мати справу з добре (або сумно) відомою програмою для роботи з електронними таблицями від компанії Microsoft, на подив корисною для всіх видів управління, звітності та операцій. Excel — інструмент, який використовується у всіх сферах бізнесу: створення формул, збереження інформації чи обробка великого обсягу даних (сподіваюся, якраз це вам не знадобиться — тоді ви збережете купу нервових клітин).

У статті я дам кілька порад, як витягти максимум з Excel, підвищити продуктивність і заощадити час, який можна витратити на інші задачі — наприклад, випити філіжанку кави.

1. НАЙСТРАШНІШИЙ ВОРОГ

Для початку поговоримо про те, чого слід уникати за всяку ціну під час роботи з цією програмою (якщо, звісно, ви плануєте з нею порозумітися). Йдеться про надмірне використання миші. Б'юся об заклад, ви відразу подумали: “Що? Хто при здоровому глузді може бути проти миші? Адже це так корисно — переміщати курсор по всьому екрану та клікати на все, що мені потрібно”.

НЕПРАВИЛЬНО! МИША — НАЙГІРШЕ, ЩО МОЖНА ТУТ ПРИДУМАТИ.

Можна заощадити величезну кількість часу, не витрачаючи зусиль на рух рук, щоб узяти мишу, посунути її, клацнути на щось, а потім вже набирати текст або цифри на клавіатурі. Воно того не варте!

2. ПОРАДИ ЩОДО ЯРЛИКІВ І РОБОТИ З КЛАВІАТУРОЮ

Позбувшись миші, перейдемо до нашого “рятувального кола”. Отже, зустрічайте — ярлики! В Excel їх багато, ми попередньо приберемо ярлики, що використовуються в макросах. Давайте поглянемо на ті, які мені подобаються найбільше:

  • Перейти до кінця рядка або стовпця → (CTRL + клавіші керування курсором).
    Щоб вибрати рядок, утримуйте SHIFT.
  • Вибрати весь стовпець → (CTRL + пробіл).
    Вибрати весь рядок → (SHIFT + пробіл).
    Щоб вибрати весь аркуш, натисніть усі три клавіші (CTRL + SHIFT + пробіл).
  • Вибрати та видалити рядок чи стовпець → (CTRL і -).
    Додати новий рядок чи стовпець → (CTRL і +).
  • Додати новий аркуш → (SHIFT + F11).
  • Перейти на аркуш (вкладку) зліва → (CTRL + PageUp).
    Перейти на аркуш (вкладку) справа → (CTRL + PageDown).
  • Спеціальна вставка → (CTRL + ALT + V).
    Дуже корисно, коли ми хочемо позбутися формул та отримати результат як значення.

Тепер припустимо, що нам потрібно написати довгу формулу найефективнішим способом. Ми маємо зробити наступне:

1. Скопіювати клітинку з формулою → (CTRL + C).

2. Прокрутити вліво або вправо, в залежності від значень.

3. Перейти до кінця таблиці → (CTRL + вниз).

4. Повернутись до стовпця, в який ми хочемо додати формулу.

5. Вибрати таблицю, одночасно утримуючи клавіші → (CTRL + SHIFT + вгору), виділивши всі клітинки, в які ми хочемо додати формулу, та натиснути ENTER.

3. ВАЖКИЙ ФАЙЛ

У вас коли-небудь траплялось, що ви відкривали файл Excel, і раптом ваш комп'ютер перезавантажувався? Тим часом, ви сподіваєтесь, що більше оновлень Windows не буде, і він не піде в чергове перезавантаження.

Запобігти ситуації, коли наш файл стане занадто важким і сповільнить роботу системи, — дуже складна задача. Втім, існує кілька простих кроків, які можна зробити, щоб комп'ютер не збожеволів:

  • ВИКОРИСТОВУЙТЕ РОЗШИРЕННЯ ФАЙЛА .XLSB. Ця невелика зміна може заощадити місце на диску. Крім того, файл із таким розширенням запускається набагато швидше, ніж звичайний файл Excel.
  • ВСТАВТЕ НЕПОТРІБНІ ФОРМУЛИ ЯК ЗНАЧЕННЯ: натисніть (CTRL + C) для копіювання та (CTRL + ALT + V, виберіть значення опції) для додавання формули. Тепер програма не рахуватиме значення клітинки за формулою щоразу, коли ви відкриваєте файл або вносите зміни.
  • ВИДАЛІТЬ ПОРОЖНІ АРКУШІ: незалежно від того, створюєте ви файл або вже працюєте з ним, порожні аркуші там не потрібні.
  • ВИКОРИСТОВУЙТЕ ЄДИНЕ ФОРМАТУВАННЯ ДЛЯ КЛІТИНОК НА ОДНОМУ АРКУШІ. Якщо маєте файл із безліччю даних, постарайтеся використовувати один і той самий шрифт і стиль клітинок (межі, колір фону тощо.).
  • ВИДАЛІТЬ РЯДКИ ТА СТОВПЦІ, ЯКІ МІСТЯТЬ ЗНАЧЕННЯ, ЩО БІЛЬШЕ НЕ ІСНУЮТЬ.

4. МАКРОСИ ТА ОНОВЛЕННЯ

Наостанок давайте вирушимо до світу макросів у Excel чи VBA (Visual Basic for Applications), корисних як для виконання простих дій (наприклад, створення формул і копіювання значень), так і для завантаження даних із сервера.

Макроси в Excel можна використовувати різними способами, однак слід врахувати, що для вирішення складних задач знадобляться знання у галузі програмування.

На щастя для тих, хто не знайомий з написанням коду, Excel дозволяє записувати всі виконувані кроки одним лише натисканням кнопки “Записати макрос”. Після завершення натисніть на кнопку ще раз — і ви отримаєте код з виконаними діями.

Макроси є дуже корисними при виконанні повсякденних повторюваних задач. Варто додати, що при запуску макросу слід відключити додаткові функції, щоб уникнути затримок.

Запам'ятайте наступні команди:

  • Application.EnableEvents відключає множинні події.
  • Application.DisplayStatusBar відключає рядок стану.
  • Application.ScreenUpdating відключає оновлення (фрізи екрану).

Я сподіваюсь, що ці поради допоможуть отримати максимум користі від цього потужного інструменту.