Бізнес-аналіз є завжди. Питання в тому, хто його робить

22 квітня
Денис Гобов, Co-head of BA Community в DataArt
Бізнес-аналіз є завжди. Питання в тому, хто його робить

Чи може всі роботи у проекті виконувати одна людина? Може, але проект не може обійтися без, наприклад, тестування. Тестувати можуть розробники, менеджери, кінцеві користувачі. Так само і з бізнес-аналізом. Припустимо, в нас є потенційний клієнт і він ставить задачу “хочу другий Amazon” або “хочу нову CRM”. Побажання висловлено, але що саме потрібно робити команді — незрозуміло. Є розхожий вислів “Коли люди купують дриль, їм не потрібна сама дриль. Їм потрібні дірки у стіні (або розлючені сусіди). Результат, а не сам інструмент”. Так і замовнику потрібна не сама CRM, а розв’язання бізнес-проблеми.

Якщо ми допоможемо цю проблему виявити, проаналізувати її значимість, визначити, яким бізнес має стати, — підвищимо ймовірність успіху і проекту, і бізнесу клієнта. А саме в цьому і полягає ідея партнерських взаємин — не просто продавати час фахівців DataArt, а допомагати розвивати бізнес наших клієнтів за справедливу плату. І в процесі цього аналізу може виявитися, що клієнту потрібна зовсім не CRM, а щось інше, і розробка CRM просто призвела б до марної трати ресурсів.

ЗАДАЧІ ТА ВИМОГИ

Отже, перед початком проекту нам необхідно визначити, на розв’язання якої проблеми спрямовано проект, зрозуміти, як влаштовано бізнес-процес зараз, яким проект має стати, які його межі та критерії успіху. У процесі пошуку відповідей на ці запитання ми можемо зіткнутися з тим, що з боку клієнта є кілька впливових зацікавлених осіб і в кожної з них своє бачення щодо проекту. Якщо не привести їх до єдиної точки зору, проект може зупинитись у будь-який момент. Значить, хтось має взяти на себе роль модератора/фасилітатора, організувати серію обговорень і сформувати спільне бачення. Ця задача буде повторюватись і під час роботи над проектом, коли будуть обговорюватися деталі реалізації: бізнес-правила, кроки бізнес-процесу, обов'язковість атрибутів, зовнішній вигляд інтерфейсів і багато іншого.

Ось ми сформували загальне бачення, поставили високорівневі цілі. Можна приступати до реалізації. Але що саме має робити команда? Є лише постановка задач на високому/концептуальному рівні. А тепер їх потрібно декомпозувати на відносно невеликі задачі, прописати на детальному рівні критерії приймання, пояснити задачі розробникам і тестувальникам. Не так важливо, хто це зробить, головне, щоб це було зроблено. Проект просувається і змінюється контекст. Те, що вчора було дуже важливим, сьогодні може стати другорядним. Можуть змінитися вимоги регулятора або інтерфейс системи, з якою наше рішення має бути проінтегровано. На жаль, вимоги після затвердження практично завжди змінюються. Цими змінами потрібно керувати, у протилежному випадку команда робитиме не те, що потрібно клієнтові, або не в тій послідовності.

ЧИ ДАЛЕКО МОЖНА ЇХАТИ БЕЗ БІЗНЕС-АНАЛІЗУ

Все вищеперераховане — і є бізнес-аналіз. Частину таких робіт може виконувати клієнт, але він, як правило, обмежується широкими мазками та високорівневим баченням. Цю роботу може робити менеджер проекту або архітектор, але, якщо проект досить великий, і в нього вистачає часу. Можна спробувати ці роботи розподілити або передати розробникам, тестувальникам, тімлідам або дизайнерам. Але, швидше за все, в результаті ви отримаєте хаос або значну невизначеність, розмиті межі проекту, демотивовану команду та незадоволеного замовника.

Хтось може сказати, що бізнес-аналіз — чи не найважливіша проектна активність. Давайте подивимося, що про це говорять фахівці, які відповідають за успіх проекту. У 2017 році PMI (Project Management Institute) проводив глобальне дослідження, в якому взяли участь понад 3234 фахівців з управління проектами. Одне з запитань дослідження — “Які основні причини неуспіху проектів, розпочатих у вашій організації за останні 12 місяців? (Вкажіть до 3-х причин)”.

Перші п'ять причин, які набрали найбільшу кількість голосів, безпосередньо пов'язані з бізнес-аналізом: зміни у пріоритетах організації (41 %), помилки на етапі збору вимог (39 %), зміна цілей проекту (36 %), неадекватне бачення і цілі проекту (30 %), слабка комунікація у проекті (30 %). З цього можна зробити висновок, що саме розвиток бізнес-аналітичних компетенцій здатний збільшити кількість успішних проектів.

ЧОМУ БІЗНЕС-АНАЛІТИК У КОМАНДІ — ЕКОНОМІЯ

Відповідей на запитання, у чому полягає робота бізнес-аналітика, багато. Але, з точки зору команди, основною його задачею є зниження невизначеності. Мало робити речі правильно (ми маємо відмінну технічну експертизу та багатий досвід створення складних рішень), потрібно ще робити правильні речі — ті, які розв’яжуть проблеми бізнесу клієнта та допоможуть йому досягти мети. Бізнес-аналітик надає команді інформацію, відповідає на запитання, усуває перешкоди та гарантує, що технічне рішення розвивається відповідно до очікувань замовника.

Замовнику наявність бізнес-аналітика в команді дозволяє знизити вартість рішення. Може здатися, що ще одна людина в команді вимагає додаткових інвестицій, але в довгостроковій перспективі це призводить до зменшення вартості. ROI бізнес-аналітика = Витрати на переробки, яких ми уникли / Вартість бізнес-аналітика. Ключовий елемент — скорочення обсягу робіт, необхідних для досягнення цілей. Визначення потреб усіх зацікавлених осіб, формування спільної узгодженої картини, прив'язка всіх вимог до бізнес-цілей — все це дозволяє уникати численних переробок надалі.

В одному з моїх перших проектів команда тричі переробляла модуль, бо результат не влаштовував замовника. А не влаштовував він його тому, що не було з'ясовано всі деталі процесу, команда покладалась на свою інтуїцію та результати розмов з кінцевими користувачами. І саме додавання бізнес-аналітика в команду після другої невдалої спроби здати підсистему замовнику дозволило вирівняти ситуацію та уникнути схожих проблем у подальшому.

Другий бонус для замовника — підвищення віддачі від проекту. За законом Парето, 20 % зусиль дають 80 % результату. Завдяки ролі сполучної ланки між бізнесом і технічними фахівцями, бізнес-аналітик дозволяє визначити ці 20 % функціональності, реалізація якої закриє 80 % бізнес-сценаріїв і дозволить почати використовувати рішення раніше.

Одним з невідновних ресурсів проекту (крім терпіння його учасників) є час. Виявлення вимог, досягнення консенсусу з усіма зацікавленими особами — задача дуже трудомістка. І не завжди в технічних фахівців вистачає на це часу. З іншого боку, представники бізнесу не завжди готові спілкуватися з технічними фахівцями: одні мають прогалини в технічних знаннях, інші не до кінця розуміють, як влаштовано бізнес, і хочуть обговорювати саме технічні деталі.

Немає сумнівів, що це спілкування підвищує усвідомленість розробки. Але теж правда, що ці зустрічі можуть забирати багато часу, різна термінологія приводить обидві сторони до замішання, і замість позитивного ефекту ми можемо прийти до протилежного. Бізнес-аналітик дозволяє закрити цей розрив між бізнес-вимогами та технічними вимогами, побудувати правильні комунікації між усіма зацікавленими особами.

БІЗНЕС-АНАЛІЗ І ПРОЕКТ

Давайте розглянемо, як співвідносяться бізнес-аналітичні роботи з проектом.

img

ПЕРЕДПРОЕКТНІ РОБОТИ (Discovery/Solution Design) — фаза, в якій проводиться обґрунтування доцільності старту розробки. Потрібно:

  • Зрозуміти поточний стан бізнесу, його проблеми або можливості, яких йому не вистачає.
  • Зрозуміти, що саме бізнес хоче отримати за результатами розробки та впровадження рішення.
  • Визначити підходи до розв’язання виявлених проблем і вибрати з них той, що приносить максимальну цінність для замовника.
  • Визначити на високому рівні кордони рішення та критерії успіху.

ПРОЕКТНІ РОБОТИ — фаза активної розробки та тестування. Потрібно:

  • Виявити, описати й узгодити детальні вимоги до рішення.
  • Управляти змінами вимог.
  • Провести пріоритизації вимог.
  • Організувати приймальне тестування.

ПОСТПРОЕКТНІ РОБОТИ — фаза оцінки отриманої цінності/користі. Потрібно:

  • Оцінити отриманий результат.
  • Обробити зауваження та пропозиції, отримані за результатами експлуатації.
  • Оновити базу знань щодо проекту.

Як бачимо, на всіх етапах передбачається виконання бізнес-аналітичних робіт. І як сказано в назві, не так важливо, хто їх зробить. Головне — зробити їх правильно. Чи потрібний для них окремий фахівець, кожен проект вирішує самостійно. Але історія розвитку людства, багато в чому побудована на принципі поділу праці та спеціалізації, підказує, що для розв’язання складних задач доцільніше залучати профільних фахівців.

То чи в кожен проект DataArt потрібний бізнес-аналітик? Ні. Якщо проект чисто технічний, наприклад, переклад продукту на інший технологічний стек, при цьому є вичерпні вимоги і все залишається як є, можна обійтися без нього. Якщо проект невеликий, наприклад, два розробника плюс тестувальник, бізнес-аналітик також буде зайвим.

Розподіл бізнес-аналітичних задач між членами команди може сильно варіюватися. Частину робіт може виконувати Solution Architect, частину — менеджер проекту, частину — тестувальник, якщо в них вистачає часу та бажання. Або з боку клієнта є бізнес-аналітик, який виконуватиме всі перераховані вище бізнес-аналітичні роботи і готовий щільно взаємодіяти з командою розробки щодня. Але така ситуація —можливість для нас показати, що, крім проектування, розробки та тестування, ми можемо запропонувати ще один сервіс — сервіс бізнес-аналізу.