5 правил написання зрозумілого імейла

9 квітня
Мілена Стахнюк, бізнес-аналітик DataArt
5 правил написання зрозумілого імейла
Робота в IT — постійне листування, читання та складання документів. Деякі з них написані добре та читаються легко, інші доводиться перечитувати по декілька разів, щоб зрозуміти, що хотів сказати автор. Я зібрала кілька простих порад щодо створення тексту, здатного ефективно донести важливу інформацію до адресата.

1. СТИЛЬ — ЦЕ ВАЖЛИВО

Для ділового листа або документа завжди важлива чітка структура. Не залишайте найголовнішого на завершення та постарайтеся не відволікати уваги читача зайвими прикрасами. Використовуйте простий шрифт середнього розміру та не зловживайте типографікою: використання в одному документі жирного шрифту, курсиву і підкреслення, а тим більше КАПСЛОКУ не спрощують, а, навпаки, ускладнюють сприйняття.

Якщо вам потрібно представити дані, діаграма або графік навіть у найпростішому виконанні виглядатимуть доречно. Переважній більшості людей запам'ятати винесені в них цифри буде набагато простіше, ніж якщо ви напишете півсторінки найдетальніших описів.

2. ВРАХОВУЙТЕ АУДИТОРІЮ

Вибираючи тональність повідомлення і підбираючи відповідні слова, завжди пам'ятайте про адресата. Хто буде читати ваш текст: клієнт, найближчі колеги, керівник, команда розробників з іншого міста? Якщо ви знаєте, що одержувач імейла знається на бізнесі, але не впевнені, наскільки глибоко він занурений у технології, утримайтеся від складних технічних термінів. Також варто перевірити, чи не забагато в тексті скорочень, неоднозначних та іноземних слів, жаргону та розмовної лексики.

3. ЩО ПРОСТІШЕ, ТО КРАЩЕ

Чим довшим і важливішим є текст, тим частіше автори схильні зловживати витіюватими оборотами та складними реченнями. Але потрібно визнати, що цінність діловому листу надає виключно практична інформація, яку він містить. Одержувач все одно не оцінить вашого літературного таланту, зате загубиться у вмісті, не зрозуміє вас і відчує роздратування. Використовуйте прості речення, мінімізуйте пасивний стан і постарайтеся максимально скоротити текст. Зверніть увагу на послідовний виклад інформації, а якщо без якогось конкретного речення текст не стає більш зрозумілим — сміливо його викидайте. Навіть якщо вам здається, що тут ви висловилися особливо влучно й дотепно.

4. ПИШІТЬ, ЯК РЕПОРТЕР

Не всім цікаво намагатися зацікавити читача, а для деяких написання навіть декількох речень перетворюється на справжню проблему. Але якщо слідувати найпростішим шаблонам і правилам, робота над невеликими текстами стане набагато ефективнішою.

Наприклад, я зазвичай використовую традиційну структуру: вступ — основний текст — висновок. Звучить просто, чи не так? На початку тексту напишіть короткий зміст, позначте бізнес-цілі, до яких ви хочете привернути увагу одержувача, та додайте посилання на ваше попереднє листування чи потрібні документи. Якщо ви посилаєтеся на вкладення, відправлене в іншому листі кілька днів тому, краще буде прикріпити його й до нового листа.

Правило 5W (who, where, when, why, what (+ how)) теж може стати у пригоді — це найпростіший спосіб не пропустити важливу інформацію. Наприклад:

  • Хто відповідає за виконання задачі?
  • Де відбудеться зустріч?
  • Коли почнеться наступний етап роботи за проектом?
  • Що й як потрібно зробити найближчим часом?
  • Чому це потрібно зробити?

У висновку завжди варто перерахувати найближчі кроки та прямо визначити цілі, навіть якщо в основному тексті про це вже було написано. Повторно вдаватись у подробиці при цьому не варто.

5. ПЕРЕЧИТУЙТЕ ТЕКСТ ДВІЧІ

Навіть найуважніша людина може втратити важливу деталь або допустити безглузду помилку. Тому перш ніж відправити листа або вкладений документ, уважно перечитайте його. Якщо текст дуже важливий, зверніться за допомогою до колеги — помітити чужі помилки набагато простіше, ніж свої власні. Не використовуйте неперевірену інформацію і припущення, які не можете чітко обґрунтувати.

Чітка та ефективна комунікація є основою кожного проекту. Не дивно, що професійних посібників зі складання ділових повідомлень і документації написано чимало. Але перш ніж заглиблюватись у нюанси, варто засвоїти базові принципи. Вони допоможуть структурувати листування і заощадити як свій час, так і час колег.