5 кроків до продуктивної зустрічі

24 лютого
Мілена Стахнюк, Business Analyst
5 кроків до продуктивної зустрічі
Уміння з користю провести ділову зустріч — для організації роботи, обміну інформацією, налагодження співпраці між колегами, ухвалення спільних рішень — є важливим для хорошого лідера. Мілена Стахнюк, Business Analyst у DataArt Lublin, нагадала про п'ять кроків, рівною мірою важливих для зустрічей всередині команди та переговорів із клієнтами.

1. ПЛАНУВАННЯ

Важливо переконатися, що всі запрошені на зустріч правильно розуміють її мету, час, тривалість і місце проведення. Складіть агенду чітко, коротко та заздалегідь донесіть до всіх учасників зустрічі у зручній формі. Вона допоможе дотримуватися наміченого плану, навіть якщо дискусія почне виходити з-під контролю, та наблизитися до досягнення мети зустрічі.

Пам'ятайте про різницю в часі, якщо колеги або клієнти працюють у різних країнах і часових поясах. Важливо, щоб час був зручним для всіх учасників. Перш ніж відправити імейл або запрошення на зустріч, перечитайте його ще раз. Так, ніби ви вперше бачите свій текст. І переконайтеся, що кожному одержувачу все буде зрозуміло.

Перед зустріччю не буде зайвим переконатися, що з технікою (та приміщенням, якщо зустріч проходить офлайн) все добре. Краще прийти заздалегідь, мінімум за 20 хвилин, і перевірити інтернет, обладнання, температуру в кімнаті. Та навіть такі очевидні речі, як достатню кількість стільців і наявність питної води. Щоб підкреслити вашу гостинність і дружелюбність, запропонуйте учасникам чай, каву та невеличке частування.

Не переймайтесь, якщо щось пішло не так. Навіть якщо на перший погляд здається, що нюансів не так багато, завжди є щось, що може забутись або поламатись у найвідповідальніший момент. У цьому випадку зробіть все можливе, щоб це виправити, вибачіться перед колегами та не забувайте, що всі мають право на помилку. Практикуйтеся, вчіться на своїх помилках — і кожна наступна зустріч буде проходити краще.

2. ПРИВІТАННЯ

Привітайте та представте учасників, якщо вони не знайомі. Якщо зустріч у такому складі проходить уперше, нагадайте про посаду, досвід, галузі знань, професійні інтереси та зони відповідальності у проекті кожного з колег.

Не переходьте відразу до суті, дайте учасникам час вибрати комфортні місця та взяти собі частування. Спостерігайте за загальним настроєм і атмосферою. Якщо відчувається холод або стриманість, буде доречним почати спілкування з жарту, щоб залучити колег (і уникнути їхнього занурення у простори інтернету під столом).

Нагадайте агенду та мету зустрічі. Для цього можна використати презентацію, замітки на дошці або роздати всім роздруковані копії. Повідомте чіткі правила. Наприклад, не перебивати, коли хтось говорить, обговорювати пропозиції та ставити запитання наприкінці зустрічі або після виступу кожного учасника, за можливістю не відволікатися на телефони.

3. ОБГОВОРЕННЯ

Задача лідера та організатора зустрічі — керувати обговоренням протягом усієї зустрічі, підтримуючи активність і залученість. Наприклад, ввічливо зупиніть колегу, який говорить занадто довго або відійшов від теми. А в разі незручного мовчання візьміть ініціативу на себе.

Для залучення та підвищення продуктивності дискусії можна спробувати один (або декілька) з цих способів:

  • М'ЯЧ — візьміть на зустріч невеликий м'яч, кидайте його всім по черзі. Кожен, хто спіймав м'яч, висловлює свою думку, а потім кидає далі. Гра та невелика фізична активність зроблять атмосферу більш невимушеною.
  • ГРУПОВА РОБОТА — якщо пропозиції окремих колег не здаються вам досить ефективними, розбийте учасників на групи та надайте кожній з них тему для брейнстормінга. Після цього кожна група представить свої ідеї, і ви разом об'єднаєте отримані результати.
  • ІНДИВІДУАЛЬНІ ЗАПИТАННЯ — адресуйте свої запитання конкретним людям.
  • САЛАТ З ІДЕЙ — учасники записують свої ідеї та кидають у коробку, капелюх або глибоку тарілку. А потім витягають випадкові ідеї, описують їх і коментують.

Не забувайте контролювати хід обговорення. Наприклад, якщо учасники зустрічі довго не можуть прийти до єдиної думки або плану, ставте прості, закриті запитання, на які можна відповісти тільки так чи ні: “Усі згодні з моїм рішенням?”, “Чи варто нам придумати іншу ідею?”.

Дотримуйтесь таймінгу та поважайте час колег. Зустріч не повинна тривати довше, ніж було вказано в запрошенні. У всіх є інші справи, зустрічі та дзвінки.

4. ЗАВЕРШЕННЯ

На жаль, зустрічі, під час яких встигають обговорити всі питання агенди та досягти всіх поставлених задач, існують, швидше, в ідеальному світі. В реальності всю або майже всю зустріч може зайняти обговорення одного або пари питань. Якщо так вийшло, наприкінці зустрічі обов'язково зазначте, які питання ви закрили, а які — обговорите наступного разу.

На завершення отримайте від учасників зворотний зв'язок, який допоможе вам продуктивніше проводити такі зустрічі. Поставте кілька запитань:

  • Як ви оцінюєте зустріч?
  • Які моменти, на ваш погляд, були найефективнішими?
  • Що варто вдосконалити?

Ці ж запитання ви можете відправити колегам у фолоу ап імейлі або створити анонімне опитування, щоб отримати відповіді в письмовому вигляді та проаналізувати їх більш детально.

5. ПІДВЕДЕННЯ ПІДСУМКІВ

Важливий крок, про який, на жаль, іноді забувають лідери-початківці. Складіть і надішліть всім учасникам зустрічі імейл із підсумками: ухваленими рішеннями, подальшими діями, задачами та відповідальними за виконання. Це підвищить ефективність роботи та допоможе структурувати наступну зустріч.